Từ chối công chứng khi giấy tờ tài sản không đủ căn cứ pháp lý là tình huống xảy ra khá phổ biến trong thực tiễn công chứng các hợp đồng liên quan đến nhà đất và tài sản có giá trị lớn. Nhiều người cho rằng chỉ cần xuất trình giấy tờ đang có là đủ để công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, nhưng trên thực tế, không phải mọi giấy tờ đều được coi là hợp lệ về mặt pháp lý. Khi giấy tờ tài sản không hợp lệ, công chứng viên có quyền và nghĩa vụ từ chối công chứng nhằm ngăn ngừa rủi ro tranh chấp về sau. Việc hiểu rõ căn cứ pháp lý của việc từ chối này giúp người dân tránh được những sai lầm đáng tiếc khi tham gia giao dịch.
>>> Xem thêm: Bí quyết tránh bị lừa khi công chứng hợp đồng mua bán tại văn phòng công chứng
1. Vai trò của giấy tờ tài sản trong hoạt động công chứng
Trong các giao dịch dân sự liên quan đến tài sản, đặc biệt là bất động sản, giấy tờ tài sản là căn cứ pháp lý cốt lõi để xác định:
-
Chủ thể có quyền định đoạt tài sản
-
Phạm vi, giá trị và tình trạng pháp lý của tài sản
-
Tính hợp pháp của giao dịch được yêu cầu công chứng
Luật Công chứng 2024 quy định rõ, công chứng viên chỉ được công chứng khi hồ sơ đầy đủ và hợp pháp, trong đó giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản là thành phần không thể thiếu.
Nếu giấy tờ tài sản không đủ căn cứ pháp lý, việc công chứng sẽ tiềm ẩn nguy cơ hợp đồng bị tuyên vô hiệu hoặc văn bản công chứng bị hủy.
2. Thế nào là giấy tờ tài sản không đủ căn cứ pháp lý?
Giấy tờ tài sản không hợp lệ được hiểu là các giấy tờ không đáp ứng yêu cầu về tính hợp pháp, tính xác thực hoặc tính đầy đủ theo quy định pháp luật hiện hành.
Một số trường hợp điển hình gồm:
-
Giấy tờ không phải là căn cứ xác lập quyền sở hữu, quyền sử dụng theo luật chuyên ngành
-
Giấy tờ chỉ có giá trị nội bộ, thỏa thuận dân sự nhưng không được cơ quan có thẩm quyền công nhận
-
Giấy tờ chưa hoàn tất thủ tục pháp lý cần thiết để phát sinh quyền tài sản
Ví dụ minh họa:
“Người yêu cầu công chứng chỉ xuất trình giấy viết tay mua bán nhà đất từ nhiều năm trước nhưng chưa được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất”.
Trong trường hợp này, giấy tờ không đủ căn cứ để xác định quyền định đoạt hợp pháp.
3. Căn cứ pháp lý để công chứng viên từ chối công chứng
Việc từ chối công chứng khi giấy tờ tài sản không hợp lệ được đặt trên các căn cứ pháp lý rõ ràng:
-
Luật Công chứng 2024 quy định công chứng viên phải từ chối công chứng nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện công chứng
-
Bộ luật Dân sự 2015 yêu cầu giao dịch dân sự chỉ có hiệu lực khi chủ thể có quyền định đoạt hợp pháp đối với tài sản
-
Luật Đất đai 2024 quy định việc chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất chỉ được thực hiện khi có Giấy chứng nhận hợp pháp, trừ trường hợp luật có quy định khác
Như vậy, việc từ chối công chứng không phải là quyền tùy nghi, mà là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của công chứng viên.
4. Những dạng giấy tờ tài sản thường bị đánh giá là không hợp lệ
Trong thực tiễn, công chứng viên thường từ chối công chứng khi gặp các loại giấy tờ sau:
-
Giấy xác nhận viết tay của cá nhân, tổ chức không có thẩm quyền
-
Hợp đồng mua bán, tặng cho chưa được công chứng hoặc chứng thực theo quy định
-
Giấy tờ tài sản đã bị thu hồi, hết hiệu lực hoặc có dấu hiệu mâu thuẫn thông tin
-
Hồ sơ tài sản thiếu trang, thiếu phụ lục hoặc không thống nhất về diện tích, chủ thể
Ví dụ minh họa:
“Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên người đã chết nhưng chưa thực hiện thủ tục khai nhận hoặc phân chia di sản”.
Trong các trường hợp này, quyền định đoạt tài sản chưa được xác lập rõ ràng.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm thực tế khi sử dụng dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội
5. Phân biệt thiếu giấy tờ và giấy tờ không đủ căn cứ pháp lý
Cần phân biệt rõ giữa thiếu giấy tờ và giấy tờ tài sản không hợp lệ:
-
Thiếu giấy tờ là trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ về mặt hình thức và có thể bổ sung
-
Giấy tờ không đủ căn cứ pháp lý là trường hợp bản thân giấy tờ không có giá trị pháp lý để xác lập quyền tài sản
Trong trường hợp thứ hai, dù người yêu cầu công chứng có bổ sung thêm bản sao hoặc xác nhận cá nhân, công chứng viên vẫn buộc phải từ chối.
6. Hệ quả pháp lý nếu vẫn cố tình công chứng khi giấy tờ không hợp lệ
Nếu hợp đồng vẫn được công chứng trên cơ sở giấy tờ tài sản không hợp lệ, các rủi ro pháp lý có thể phát sinh gồm:
-
Hợp đồng bị Tòa án tuyên vô hiệu do vi phạm điều kiện có hiệu lực
-
Văn bản công chứng bị hủy theo quyết định có hiệu lực pháp luật
-
Công chứng viên có thể bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp
Ví dụ minh họa:
“Hợp đồng chuyển nhượng được công chứng dựa trên giấy xác nhận quyền sử dụng đất của UBND cấp xã, sau đó bị Tòa án tuyên vô hiệu do không đủ căn cứ pháp lý”.
>>> Xem thêm: Làm chứng thực chữ ký khi người yêu cầu đang ở nước ngoài: hướng dẫn chi tiết
7. Người dân cần làm gì khi bị từ chối công chứng?
Khi bị từ chối công chứng do giấy tờ tài sản không hợp lệ, người dân nên:
-
Yêu cầu công chứng viên giải thích rõ căn cứ pháp lý của việc từ chối
-
Thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để hoàn thiện hoặc hợp thức hóa quyền tài sản
-
Không tìm cách “lách luật” bằng việc công chứng tại nhiều nơi khác nhau
Việc xử lý đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp và thiệt hại về sau.
8. Kết luận
Từ chối công chứng khi giấy tờ tài sản không đủ căn cứ pháp lý là cơ chế phòng ngừa rủi ro quan trọng trong hoạt động công chứng. Công chứng viên không chỉ kiểm tra hình thức hồ sơ mà còn phải đánh giá giá trị pháp lý thực chất của giấy tờ tài sản. Đối với người tham gia giao dịch, việc chuẩn bị giấy tờ tài sản không hợp lệ không chỉ khiến thủ tục bị đình trệ mà còn tiềm ẩn nguy cơ mất quyền lợi nếu giao dịch vẫn được thực hiện.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Công chứng hợp đồng đặt cọc nhà đất khi có yếu tố giả tạo
>>> Kinh nghiệm mua nhà ở xã hội: Chia sẻ từ người trong cuộc
>>> Thực tế khách hàng đánh giá thế nào về dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói?
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội chuyên xử lý hồ sơ công chứng nhanh trong ngày
>>> Phân biệt bản dịch thông thường và bản dịch thuật công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
