Lưu trữ hồ sơ công chứng là một khâu bắt buộc trong hoạt động hành nghề công chứng, đặc biệt đối với các hợp đồng có nhiều bên tham gia. Việc lưu trữ đúng quy định không chỉ bảo đảm giá trị pháp lý lâu dài của hợp đồng mà còn phục vụ công tác quản lý nhà nước, giải quyết tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan. Trong thực tiễn, đây là nội dung thường bị xem nhẹ nhưng lại có ý nghĩa pháp lý rất lớn.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có nghĩa vụ kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên không?
I. Khái niệm và ý nghĩa của Lưu trữ hồ sơ công chứng 🗄️
Hoạt động Lưu trữ hồ sơ công chứng được hiểu là việc sắp xếp, bảo quản toàn bộ giấy tờ, tài liệu phát sinh trong quá trình công chứng theo trình tự, thời hạn và hình thức do pháp luật quy định.
Ý nghĩa nổi bật:
-
📌 Bảo đảm giá trị chứng cứ của hợp đồng, giao dịch
-
📌 Là căn cứ giải quyết tranh chấp phát sinh
-
📌 Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng
II. Căn cứ pháp lý về Lưu trữ hồ sơ công chứng 📜
Theo Luật Công chứng 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành:
-
Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn, không bị sửa chữa, tẩy xóa
-
Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 20 năm đối với hồ sơ hợp đồng, giao dịch
-
Văn phòng công chứng có trách nhiệm tổ chức kho lưu trữ và bảo mật thông tin
Quy định riêng đối với Lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng nhiều bên
Đối với hợp đồng có từ ba bên trở lên, hồ sơ phải thể hiện rõ:
-
Tư cách pháp lý của từng bên
-
Sự thống nhất ý chí của tất cả các chủ thể
-
Chữ ký, điểm chỉ đầy đủ theo đúng trình tự
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ là giải pháp pháp lý nào giúp người dân hoàn thiện quyền sử dụng đất nhanh chóng?
III. Nội dung hồ sơ cần Lưu trữ hồ sơ công chứng 📑
Một bộ hồ sơ hợp đồng nhiều bên bao gồm:
-
Phiếu yêu cầu công chứng
-
Dự thảo hợp đồng
-
Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên
-
Giấy tờ chứng minh quyền, nghĩa vụ liên quan
-
Bản chính hợp đồng đã được công chứng
Việc sắp xếp khoa học giúp tra cứu nhanh chóng khi phát sinh yêu cầu hợp pháp.
IV. Thời hạn và hình thức Lưu trữ hồ sơ công chứng ⏳
Pháp luật quy định rõ:
-
Hồ sơ giấy phải lưu trữ tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng
-
Có thể số hóa để quản lý nhưng không thay thế bản gốc
-
Việc tiêu hủy hồ sơ chỉ được thực hiện khi hết thời hạn và đúng trình tự
Trách nhiệm của tổ chức hành nghề khi Lưu trữ hồ sơ công chứng
Tổ chức hành nghề công chứng phải:
-
Bố trí kho lưu trữ riêng biệt
-
Bảo mật tuyệt đối thông tin
-
Chịu trách nhiệm nếu hồ sơ bị mất, hư hỏng
V. Ví dụ thực tế về Lưu trữ hồ sơ công chứng 🧾
Một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất có bốn bên liên quan gồm vợ chồng bên chuyển nhượng và hai người đồng nhận chuyển nhượng. Toàn bộ giấy tờ cá nhân, văn bản thỏa thuận, hợp đồng chính đều được lưu trong một bộ hồ sơ thống nhất. Sau 8 năm, khi phát sinh tranh chấp thừa kế, hồ sơ được trích xuất đầy đủ, giúp Tòa án nhanh chóng xác định ý chí ban đầu của các bên.
>>> Xem thêm: Di chúc dưới góc nhìn pháp lý: Khái niệm, điều kiện và hiệu lực.
Kết luận 🔍
Lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố cốt lõi bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng nhiều bên. Việc tuân thủ đúng quy định về nội dung, thời hạn và trách nhiệm lưu trữ giúp hạn chế rủi ro tranh chấp, nâng cao uy tín của tổ chức hành nghề và bảo vệ quyền lợi chính đáng của người dân trong suốt quá trình sử dụng hợp đồng, giao dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
XEM THÊM CÁC TỪ KHÓA TÌM KIẾM:
>>> Cung cấp sai đối tượng hồ sơ công chứng lưu trữ.
>>> Hồ sơ công chứng lưu trữ và thời điểm giao kết chi tiết năm 2026.
>>> Phí công chứng có khác nhau giữa ngày thường và ngoài giờ hành chính không?
>>> Hợp đồng tặng cho: Bản chất pháp lý và điều kiện có hiệu lực.
>>> Hợp đồng mua bán xe: Các điều khoản quyết định an toàn pháp lý.
