Sau khi hoàn tất công chứng hợp đồng chia tách nhà đất, nhiều người dân có nhu cầu tra cứu công chứng chia tách để kiểm tra tình trạng pháp lý, xác minh hợp đồng đã công chứng hay chưa, hoặc cần trích lục lại hợp đồng khi làm thủ tục tách sổ, sang tên. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tra cứu đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tra cứu hợp đồng công chứng chia tách đất, căn cứ pháp lý, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng.
>>> Xem thêm: Tác động của Hợp đồng chia tách quyền sử dụng đất tới quyền sở hữu đất đai.
1. Hợp đồng công chứng chia tách đất có được lưu trữ không?
Có. Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, tất cả các văn bản công chứng, trong đó có hợp đồng chia tách nhà đất, đều được tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ ít nhất 20 năm. Dữ liệu này có thể được trích lục hoặc cung cấp lại theo yêu cầu hợp lệ của người có quyền.
Ngoài ra, theo quy định tại Thông tư 53/2017/TT-BTP, các văn bản công chứng cũng được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng dùng chung trong toàn quốc do Bộ Tư pháp quản lý, được đồng bộ theo từng địa phương.
2. Khi nào cần tra cứu công chứng chia tách?
-
Làm lại hợp đồng do mất bản chính
-
Cần xác minh xem hợp đồng đã được công chứng hay chưa
-
Kiểm tra tình trạng hợp pháp của hợp đồng trong giao dịch mua bán, chuyển nhượng
-
Nghi ngờ có hành vi giả mạo hoặc ký khống hợp đồng chia đất
-
Làm chứng cứ trong tranh chấp hoặc thủ tục hành chính
>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng chia tách nhà đất và vai trò của người làm chứng trong công chứng hợp đồng chia tách nhà đất (nếu có)
3. Căn cứ pháp lý cho việc tra cứu hợp đồng công chứng
-
Luật Công chứng 2014, Điều 62: Quyền yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng
-
Thông tư 53/2017/TT-BTP: Quy định về quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng
-
Thông tư 01/2021/TT-BTP: Quy định về việc đăng ký và cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm liên quan đến tài sản bất động sản đã công chứng
4. Ai có quyền tra cứu công chứng chia tách?
Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, các đối tượng sau được quyền yêu cầu tra cứu hoặc cấp bản sao hợp đồng chia tách:
-
Các bên tham gia hợp đồng
-
Người đại diện hợp pháp (theo ủy quyền hoặc người giám hộ)
-
Cơ quan tiến hành tố tụng (tòa án, công an, viện kiểm sát)
-
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi làm thủ tục hành chính liên quan
Người không liên quan trực tiếp không được quyền yêu cầu cung cấp hợp đồng công chứng của người khác để tránh vi phạm quyền riêng tư và bảo mật.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm thủ tục tách thửa đất khi đất thuộc diện giải tỏa.
5. Các cách tra cứu công chứng chia tách phổ biến
5.1. Tra cứu tại văn phòng công chứng đã lập hợp đồng
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ gồm:
-
Căn cước công dân của người yêu cầu
-
Đơn đề nghị trích lục văn bản công chứng
-
Thông tin liên quan đến hợp đồng: họ tên các bên, ngày công chứng, địa chỉ thửa đất…
Bước 2: Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng đã thực hiện giao dịch
Bước 3: Nhận bản sao/trích lục hợp đồng sau 1–3 ngày làm việc (có thể nhanh hơn nếu đầy đủ thông tin)
5.2. Tra cứu qua Sở Tư pháp địa phương (đối với hợp đồng đã đồng bộ lên hệ thống)
Tại các tỉnh thành đã hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng, bạn có thể gửi yêu cầu đến Phòng Công chứng hoặc Sở Tư pháp để hỗ trợ xác minh.
Lưu ý: Chỉ áp dụng với các hợp đồng đã cập nhật lên cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.
5.3. Tra cứu gián tiếp thông qua luật sư hoặc cơ quan tiến hành tố tụng
Nếu đang trong quá trình tố tụng hoặc cần làm chứng cứ pháp lý, bạn có thể đề nghị luật sư hoặc cơ quan chức năng gửi văn bản đến tổ chức hành nghề công chứng để yêu cầu cung cấp hồ sơ liên quan.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có thể tham gia tư vấn đầu tư nước ngoài không?
6. Lưu ý khi tra cứu hợp đồng công chứng chia tách
-
Không phải lúc nào cũng có thể tra cứu online, đặc biệt với hợp đồng lập từ nhiều năm trước
-
Việc cung cấp thông tin phải tuân thủ nguyên tắc bảo mật, chỉ cung cấp cho người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan
-
Không được giả mạo giấy tờ hoặc yêu cầu với mục đích sai trái
-
Nếu hợp đồng bị thất lạc hoặc nghi ngờ bị thay thế, có thể yêu cầu xác minh bản gốc được lưu trữ
7. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ 1
Anh D đã công chứng hợp đồng chia tách đất với chị gái tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ năm 2020. Năm 2024, anh làm lại thủ tục xin cấp sổ đỏ nhưng làm mất bản hợp đồng gốc. Anh liên hệ lại văn phòng công chứng, xuất trình CCCD và đơn đề nghị, sau 1 ngày nhận được bản trích lục có giá trị pháp lý.
Ví dụ 2
Gia đình ông T nghi ngờ người em đã lén ký hợp đồng chia tách đất với người ngoài mà không có sự đồng thuận của các đồng sở hữu. Ông T nhờ luật sư làm đơn yêu cầu Văn phòng công chứng xác minh, đồng thời Sở Tư pháp hỗ trợ kiểm tra dữ liệu giao dịch. Kết quả cho thấy hợp đồng có dấu hiệu vi phạm, vụ việc được chuyển sang cơ quan chức năng xử lý.
>>> Xem thêm: Hồ sơ thực hiện công chứng văn bản thừa kế theo quy định pháp luật gồm những gì?
Kết luận
Việc tra cứu công chứng chia tách là quyền hợp pháp của người có liên quan nhằm bảo vệ tài sản, xác minh tính pháp lý và hỗ trợ các thủ tục hành chính. Nắm vững quy trình, căn cứ pháp lý và chuẩn bị đúng hồ sơ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro trong giao dịch nhà đất.
Nếu bạn cần hỗ trợ tra cứu hoặc cấp lại hợp đồng chia tách nhà đất đã công chứng, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được tư vấn, kiểm tra và cấp trích lục nhanh chóng, chính xác, đúng quy định.
