Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp hợp đồng dân sự, đặc biệt là các hợp đồng liên quan đến nhà đất, vay tài sản, ủy quyền, việc xác định chính xác thời điểm giao kết hợp đồng có ý nghĩa quyết định đến hiệu lực pháp lý của giao dịch. Không ít vụ việc phát sinh tranh chấp do các bên đưa ra những lời khai mâu thuẫn về thời điểm ký kết, sửa đổi hoặc hoàn tất hợp đồng. Trong bối cảnh đó, hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành căn cứ pháp lý quan trọng, khách quan để xác định thời điểm giao kết hợp đồng theo đúng quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Tại sao nên đến văn phòng công chứng thay vì ra UBND?
2. Thời điểm giao kết hợp đồng theo quy định pháp luật hiện hành
Theo quy định của pháp luật dân sự, thời điểm giao kết hợp đồng là mốc thời gian làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch.
Khoản 1 Điều 400 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:
“Thời điểm giao kết hợp đồng là thời điểm bên đề nghị nhận được sự chấp nhận giao kết hợp đồng”.
Đối với hợp đồng phải lập thành văn bản, đặc biệt là hợp đồng phải công chứng, thời điểm giao kết không chỉ phụ thuộc vào ý chí của các bên mà còn gắn liền với thủ tục công chứng hợp đồng theo luật chuyên ngành.
Điều 5 Luật Công chứng 2014 xác định:
“Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”.
Như vậy, đối với hợp đồng bắt buộc phải công chứng, thời điểm công chứng chính là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định thời điểm giao kết hợp đồng.
3. Hồ sơ công chứng lưu trữ – căn cứ xác thực về thời điểm giao kết hợp đồng
3.1. Thành phần hồ sơ công chứng phản ánh thời điểm giao kết
Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng lưu trữ bao gồm:
-
Bản chính văn bản công chứng;
-
Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
-
Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên;
-
Bản sao giấy tờ về quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản;
-
Sổ công chứng và các tài liệu liên quan khác.
Trong đó, bản chính văn bản công chứng, sổ công chứng và thời điểm ký, đóng dấu của công chứng viên là những dữ liệu thể hiện chính xác ngày, giờ thực hiện công chứng – tức thời điểm hoàn tất việc giao kết hợp đồng theo luật định.
>>> Xem thêm: Chia sẻ bí quyết chọn dịch vụ sổ đỏ để tránh phát sinh chi phí ẩn
3.2. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ
Khoản 2 Điều 6 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu”.
Do đó, khi có tranh chấp về thời điểm giao kết hợp đồng, hồ sơ công chứng lưu trữ có giá trị chứng cứ cao, vượt trội so với các tài liệu do các bên tự lập hoặc lời khai mang tính chủ quan.
4. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong thực tiễn giải quyết tranh chấp
4.1. Xác định thời điểm phát sinh hiệu lực hợp đồng
Trong nhiều vụ án dân sự, một bên cho rằng hợp đồng đã được ký trước thời điểm phát sinh sự kiện pháp lý bất lợi (như kê biên tài sản, tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự…), trong khi bên còn lại phủ nhận.
Khi đó, thời điểm ghi nhận trong hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để Tòa án xác định:
-
Hợp đồng được giao kết trước hay sau thời điểm hạn chế quyền;
-
Hợp đồng có bị vô hiệu do vi phạm điều kiện về chủ thể hay không.
>>> Xem thêm: Các ngôn ngữ phổ biến trong dịch thuật công chứng hiện nay
4.2. Làm rõ hành vi sửa đổi, ký lại hoặc hợp thức hóa hợp đồng
Thực tiễn cho thấy có trường hợp các bên ký hợp đồng trước, nhưng đến một thời điểm sau mới tiến hành công chứng để “hợp thức hóa” giao dịch. Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp làm rõ:
-
Thời điểm thực tế công chứng;
-
Nội dung hợp đồng tại thời điểm công chứng;
-
Có hay không dấu hiệu sửa đổi, bổ sung nội dung sau khi giao kết ban đầu.
Đây là căn cứ quan trọng để đánh giá tính trung thực và hợp pháp của giao dịch.
4.3. Bảo vệ quyền lợi của bên thứ ba ngay tình
Việc xác định chính xác thời điểm giao kết hợp đồng còn liên quan trực tiếp đến quyền lợi của bên thứ ba, đặc biệt trong các giao dịch chuyển nhượng tài sản.
Thông qua hồ sơ công chứng lưu trữ, cơ quan giải quyết tranh chấp có thể xác định:
-
Thứ tự thời gian của các giao dịch;
-
Giao dịch nào được xác lập hợp pháp trước;
-
Bên thứ ba có được bảo vệ theo nguyên tắc ngay tình hay không.
5. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong việc lưu trữ hồ sơ
Điều 62 Luật Công chứng 2014 quy định rõ trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, chính xác, lâu dài.
Việc lưu trữ không đầy đủ, thất lạc hoặc sai lệch hồ sơ có thể dẫn đến:
-
Khó khăn trong việc xác định thời điểm giao kết hợp đồng;
-
Phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại;
-
Trách nhiệm kỷ luật, hành chính hoặc thậm chí trách nhiệm pháp lý khác đối với công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
6. Nhận định và kiến nghị
Từ góc độ pháp lý và thực tiễn, có thể khẳng định hồ sơ công chứng lưu trữ giữ vai trò then chốt trong việc xác định thời điểm giao kết hợp đồng, đặc biệt đối với các giao dịch có giá trị lớn và dễ phát sinh tranh chấp.
Do đó:
-
Các bên tham gia hợp đồng cần nhận thức đúng ý nghĩa của việc công chứng và lưu trữ hồ sơ;
-
Tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ;
-
Cơ quan tiến hành tố tụng cần khai thác triệt để giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ khi giải quyết tranh chấp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Công chứng hợp đồng đặt cọc nhà đất khi có yếu tố giả tạo
>>> Kinh nghiệm mua nhà ở xã hội: Chia sẻ từ người trong cuộc
>>> Thực tế khách hàng đánh giá thế nào về dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói?
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội chuyên xử lý hồ sơ công chứng nhanh trong ngày
>>> Phân biệt bản dịch thông thường và bản dịch thuật công chứng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
