Khi chuẩn bị hồ sơ nộp cho ngân hàng, doanh nghiệp hoặc cơ quan nước ngoài (du học, định cư…), nhiều người băn khoăn: nên công chứng hay sao y bản chính? Có nơi yêu cầu “bản công chứng”, nơi khác lại yêu cầu “sao y chứng thực”. Sự nhầm lẫn giữa hai khái niệm này không chỉ gây chậm trễ trong nộp hồ sơ, mà còn dẫn đến rủi ro bị từ chối nếu dùng sai loại giấy tờ. Bài viết sau đây sẽ phân tích sự khác nhau giữa công chứng và sao y, trường hợp nên dùng loại nào, cũng như quy định pháp lý cụ thể, giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đúng cách.
>>> Xem thêm: Đừng để thủ tục giấy tờ làm bạn mệt mỏi, khám phá cách công chứng giấy tờ hiện đại
Phân biệt công chứng và sao y chứng thực
Công chứng là gì?
Theo “Điều 2 Luật Công chứng 2024”:
“Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự, giấy tờ bằng văn bản, theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.”
📌 Tóm lại: Công chứng thường áp dụng cho hợp đồng, giao dịch, bản dịch và do văn phòng công chứng thực hiện.
Sao y chứng thực là gì?
Theo “Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP”:
“Chứng thực bản sao là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao là đúng với bản chính.”
✅ Được thực hiện tại: UBND cấp xã/phường, Phòng Tư pháp quận/huyện, hoặc Văn phòng công chứng.
Hồ sơ nào cần công chứng? Hồ sơ nào chỉ cần sao y?
1. Hồ sơ xin việc
-
Thường chỉ cần sao y chứng thực bằng cấp, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu.
-
Một số vị trí cao cấp có thể yêu cầu bản dịch công chứng bằng cấp nước ngoài.
📌 Ví dụ: Bạn nộp đơn ứng tuyển tại công ty tư nhân, chỉ cần bản sao y CMND, hộ khẩu, bằng đại học là hợp lệ.
>>> Xem thêm: Tìm hiểu về văn phòng công chứng: Cách chọn nơi uy tín khi công chứng di chúc hay hợp đồng
2. Hồ sơ vay vốn ngân hàng
-
Đa số ngân hàng chấp nhận bản sao y chứng thực của giấy tờ cá nhân và tài sản.
-
Nếu giấy tờ là bản dịch (ví dụ sổ tiết kiệm tiếng Anh), thì phải công chứng bản dịch.
📌 Lưu ý: Nếu sử dụng hợp đồng ủy quyền, hoặc văn bản thỏa thuận liên quan đến tài sản, bắt buộc phải công chứng.
3. Hồ sơ du học, định cư, xin visa
-
Cần bản dịch công chứng các giấy tờ như học bạ, bằng cấp, giấy khai sinh, giấy xác nhận tài chính…
-
Không chấp nhận bản sao y thông thường, đặc biệt nếu nộp cho Đại sứ quán, trường nước ngoài.
📌 Ví dụ: Khi xin visa Úc, học sinh phải nộp bản dịch tiếng Anh công chứng của học bạ và sổ hộ khẩu.
Sai lầm phổ biến và cách tránh
-
❌ Nhầm giữa “công chứng bản sao” và “chứng thực bản sao”.
-
❌ Nộp bản photo tự in, không có dấu xác nhận → bị từ chối.
-
❌ Dịch thuật không công chứng → không có giá trị pháp lý.
✅ Giải pháp:
-
Kiểm tra kỹ yêu cầu hồ sơ từ cơ quan tiếp nhận.
-
Nếu không rõ, ưu tiên bản dịch công chứng, hoặc hỏi trực tiếp đơn vị tiếp nhận hồ sơ.
>>> Xem thêm: Mức lệ phí thực hiện thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu là bao nhiêu?
Căn cứ pháp lý liên quan
-
“Luật Công chứng 2024”
-
“Nghị định 23/2015/NĐ-CP” về chứng thực bản sao
-
“Thông tư 01/2020/TT-BTP” hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực
Kết luận
Công chứng và sao y chứng thực tuy giống nhau về hình thức nhưng khác nhau rõ rệt về mục đích pháp lý. Để tránh mất thời gian và bị trả lại hồ sơ, bạn cần hiểu rõ:
-
Sao y phù hợp với các giấy tờ cá nhân, hành chính.
-
Công chứng bắt buộc khi liên quan đến bản dịch, hợp đồng, ủy quyền, hoặc nộp hồ sơ cho nước ngoài.
Việc lựa chọn đúng loại giấy tờ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Dịch giấy tờ xong có cần công chứng hay không? Câu trả lời gây bất ngờ!
>>> Sao y chứng thực online có hợp lệ không?
>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết
>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín
>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
