Trong bối cảnh giao dịch dân sự, nhà đất và thừa kế xuyên biên giới ngày càng phổ biến, nhu cầu công chứng cho người nước ngoài hoặc người Việt Nam đang ở nước ngoài tăng mạnh. Tuy nhiên, việc công chứng giấy tờ trong trường hợp này có nhiều điểm đặc thù về thẩm quyền, hồ sơ và hình thức ký kết. Nếu không nắm rõ quy định, hồ sơ dễ bị từ chối hoặc phát sinh tranh chấp pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết những lưu ý quan trọng khi công chứng giấy tờ cho người ở nước ngoài theo quy định pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: 5 lưu ý quan trọng khi làm hợp đồng mua bán tại văn phòng công chứng
Công chứng cho người nước ngoài là gì?
Công chứng cho người nước ngoài được hiểu là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, giấy tờ có yếu tố nước ngoài hoặc liên quan đến người đang cư trú ở nước ngoài.
Theo “Điều 2 Luật Công chứng 2014: Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản”.
Việc công chứng trong trường hợp có yếu tố nước ngoài có thể áp dụng cho:
-
Người nước ngoài đang ở Việt Nam
-
Người Việt Nam đang ở nước ngoài
-
Người nước ngoài ủy quyền, mua bán tài sản tại Việt Nam
-
Hợp đồng liên quan tài sản tại Việt Nam
Khi nào cần công chứng cho người nước ngoài?
Công chứng cho người nước ngoài khi mua bán nhà đất tại Việt Nam
Người nước ngoài hoặc người Việt ở nước ngoài khi:
-
Mua bán nhà đất
-
Nhận thừa kế
-
Tặng cho tài sản
-
Góp vốn bằng tài sản
Đều phải thực hiện công chứng hợp đồng nếu pháp luật yêu cầu.
Theo “Điều 122 Luật Nhà ở 2014: Hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp nhà ở phải được công chứng hoặc chứng thực”.
>>> Xem thêm: Lý do nên ưu tiên sử dụng dịch vụ sổ đỏ thay vì tự nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước
Công chứng cho người nước ngoài khi lập giấy ủy quyền
Các trường hợp phổ biến:
-
Ủy quyền bán nhà đất
-
Ủy quyền quản lý tài sản
-
Ủy quyền nhận tiền, nhận sổ đỏ
-
Ủy quyền làm thủ tục hành chính
Nếu người ủy quyền ở nước ngoài, việc công chứng cần thực hiện đúng quy định về lãnh sự.
Công chứng cho người nước ngoài khi đang ở nước ngoài thực hiện thế nào?
Lập văn bản tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam
Nếu người ký đang ở nước ngoài, có thể:
-
Đến Đại sứ quán Việt Nam
-
Lãnh sự quán Việt Nam
-
Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam
Tại đây, họ có thể:
-
Công chứng hợp đồng
-
Chứng thực chữ ký
-
Lập giấy ủy quyền
Theo “Điều 78 Luật Công chứng 2014: Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền công chứng theo quy định pháp luật”.
Công chứng tại nước ngoài rồi hợp pháp hóa lãnh sự
Trường hợp công chứng tại cơ quan công chứng nước ngoài:
-
Phải hợp pháp hóa lãnh sự
-
Sau đó dịch thuật, công chứng tại Việt Nam
-
Mới có giá trị sử dụng
Nếu không hợp pháp hóa, giấy tờ có thể bị từ chối sử dụng tại Việt Nam.
>>> Xem thêm: Quy trình chi tiết chứng thực chữ ký cho người nước ngoài
Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng cho người nước ngoài
Giấy tờ tùy thân
Người nước ngoài hoặc người ở nước ngoài cần:
-
Hộ chiếu còn hiệu lực
-
Visa hoặc giấy tờ cư trú (nếu ở Việt Nam)
-
Giấy tờ xác nhận địa chỉ cư trú
Nếu là người Việt Nam định cư nước ngoài:
-
Hộ chiếu Việt Nam hoặc nước ngoài
-
Giấy xác nhận quốc tịch (nếu cần)
Giấy tờ về tài sản, giao dịch
Tùy loại giao dịch, cần chuẩn bị:
-
Sổ đỏ, sổ hồng
-
Hợp đồng mua bán
-
Giấy tờ tài sản
-
Dự thảo hợp đồng, giấy ủy quyền
Nếu giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải:
-
Dịch sang tiếng Việt
-
Công chứng bản dịch
Những lưu ý quan trọng khi công chứng cho người nước ngoài
Kiểm tra năng lực pháp lý của người ký
Công chứng viên sẽ kiểm tra:
-
Năng lực hành vi dân sự
-
Tình trạng minh mẫn
-
Việc ký tự nguyện
Theo “Điều 40 Luật Công chứng 2014: Công chứng viên phải kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng”.
Nếu không trực tiếp ký trước mặt công chứng viên, hồ sơ có thể bị từ chối.
Ngôn ngữ trong văn bản công chứng
Nếu người nước ngoài không biết tiếng Việt:
-
Phải có phiên dịch
-
Có thể lập hợp đồng song ngữ
-
Phiên dịch viên ký xác nhận
Theo luật, phiên dịch viên phải:
-
Có năng lực hành vi dân sự
-
Thông thạo ngôn ngữ
-
Chịu trách nhiệm về nội dung dịch
Thời hạn sử dụng giấy tờ công chứng từ nước ngoài
Một số giấy tờ:
-
Giấy ủy quyền
-
Giấy xác nhận độc thân
-
Văn bản thỏa thuận
Chỉ có giá trị trong thời hạn nhất định (thường 3–6 tháng tùy loại).
Nếu quá thời hạn, có thể phải lập lại.
Rủi ro thường gặp khi công chứng cho người nước ngoài
Văn bản không được hợp pháp hóa lãnh sự
Nhiều trường hợp:
-
Lập giấy tại nước ngoài
-
Không hợp pháp hóa lãnh sự
-
Không dịch công chứng
Dẫn đến văn bản không có giá trị tại Việt Nam.
Thông tin cá nhân không thống nhất
Ví dụ:
-
Tên trên hộ chiếu khác giấy tờ nhà đất
-
Khác cách viết tiếng Việt và tiếng Anh
-
Sai số hộ chiếu
Điều này có thể khiến hồ sơ bị từ chối công chứng.
Ủy quyền không rõ phạm vi
Nếu giấy ủy quyền:
-
Không ghi rõ quyền hạn
-
Không ghi thời hạn
-
Không ghi thông tin tài sản
Có thể phát sinh tranh chấp hoặc không thực hiện được giao dịch.
Ví dụ thực tế về công chứng cho người nước ngoài
Anh T đang định cư tại Mỹ muốn bán nhà tại Việt Nam và lập giấy ủy quyền cho em trai.
Anh T lập giấy ủy quyền tại Mỹ nhưng:
-
Không hợp pháp hóa lãnh sự
-
Không dịch công chứng
Khi nộp tại văn phòng công chứng Việt Nam, hồ sơ bị từ chối.
Sau khi hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng, văn bản mới được chấp nhận.
Kết luận
Việc công chứng cho người nước ngoài hoặc người đang ở nước ngoài đòi hỏi tuân thủ nhiều quy định về thẩm quyền, ngôn ngữ và hợp pháp hóa giấy tờ. Người dân cần kiểm tra kỹ hồ sơ, thực hiện đúng quy trình công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự để tránh bị từ chối hoặc phát sinh tranh chấp. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và tham khảo ý kiến chuyên môn trước khi ký kết sẽ giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng và an toàn về mặt pháp lý.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Chất lượng xây dựng chung cư tái định cư: Cách kiểm tra và đánh giá thực tế
>>> Tranh chấp đất liền kề nhà ở đô thị: hướng dẫn xử lý
>>> Công chứng tặng cho quyền sử dụng đất giữa người thân có miễn thuế không?
>>> Tổng hợp toàn bộ quy định pháp luật về thủ tục đăng ký kết hôn mới nhất
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn lập vi bằng ghi nhận giao dịch dân sự
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
