Nhiều người cho rằng cứ mang theo bản gốc thì “công chứng gì cũng được”. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, không phải loại giấy tờ nào cũng đủ điều kiện công chứng hoặc chứng thực, kể cả khi bạn trình bản gốc đầy đủ. Có những loại giấy tờ bị loại trừ hoàn toàn khỏi thẩm quyền công chứng, và nếu không biết trước, bạn có thể mất thời gian, công sức mà vẫn không xử lý được hồ sơ.
Bài viết dưới đây sẽ chỉ rõ 5 loại giấy tờ không công chứng được, dựa trên căn cứ pháp lý rõ ràng từ Luật Công chứng 2024, Nghị định 23/2015/NĐ-CP và thực tiễn tại các văn phòng công chứng.
>>> Xem thêm: Tại sao nhiều người chọn công chứng giấy tờ trực tuyến?
Căn cứ pháp lý về công chứng và giới hạn giấy tờ được công chứng
Theo quy định tại “Điều 5 Luật Công chứng 2024”:
“Công chứng viên chỉ công chứng các hợp đồng, giao dịch, bản dịch, bản sao trong phạm vi pháp luật cho phép và theo đúng trình tự thủ tục được quy định.”
Còn tại “Khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP”, ghi rõ:
“Không chứng thực bản sao đối với giấy tờ giả, giấy tờ bị sửa chữa, tẩy xóa, giấy tờ bị hư hỏng không xác định được nội dung.”
5 loại giấy tờ không công chứng được dù có bản gốc
1. Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, bong tróc nội dung
🛑 Lý do: Theo quy định tại “Điểm b Khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP”, các giấy tờ bị tẩy xóa, sửa nội dung hoặc bị mờ, bong tróc, không rõ chữ sẽ không được công chứng viên hoặc cán bộ chứng thực chấp nhận.
📌 Ví dụ: Sổ hộ khẩu bị lem nước, mục địa chỉ bị mờ không đọc được – sẽ không công chứng được bản sao.
>>> Xem thêm: Người mua nhà lần đầu cần biết cách kiểm tra sổ đỏ như thế nào
2. Giấy tờ có nghi ngờ giả mạo
🛑 Lý do: “Điểm a Khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP” quy định:
“Không chứng thực bản sao từ bản chính bị nghi ngờ giả mạo.”
📌 Thực tế: Một số giấy khai sinh, CMND, giấy tờ đất có dấu hiệu không đúng mẫu, sai phông chữ, không có số hiệu, dấu mộc mờ, sẽ bị từ chối công chứng dù người dân mang bản gốc.
3. Giấy tờ do tổ chức không có thẩm quyền cấp
🛑 Lý do: Giấy tờ được công chứng hoặc chứng thực phải được cơ quan có thẩm quyền hợp pháp cấp. Nếu giấy tờ do tổ chức, cá nhân không có chức năng ban hành – thì không thể công chứng.
📌 Ví dụ: Bảng điểm, xác nhận học lực của trung tâm dạy thêm, văn bản “hợp đồng tay” viết tự do không rõ cơ quan phát hành – không thuộc đối tượng được công chứng.
4. Giấy tờ hết hạn sử dụng
🛑 Lý do: Giấy tờ hết hiệu lực theo quy định chuyên ngành sẽ không còn giá trị làm căn cứ chứng thực.
📌 Ví dụ:
-
CMND cũ đã đổi sang CCCD gắn chip nhưng vẫn mang CMND cũ đi công chứng
-
Giấy phép lái xe cũ đã bị thu hồi
-
Hộ chiếu hết hạn sử dụng
=> Không được công chứng bản sao.
5. Giấy tờ gốc là bản photo, bản in từ email, ảnh chụp
🛑 Lý do: Chỉ bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp mới được sử dụng để đối chiếu công chứng. Nếu bạn mang theo bản photo không có bản gốc, hoặc bản in từ file ảnh, email, sẽ không được chấp nhận công chứng.
📌 Ví dụ: Bạn in hộ khẩu từ app VNeID hoặc chụp giấy khai sinh từ điện thoại rồi in ra để xin công chứng – không hợp lệ.
>>> Xem thêm: Có thể yêu cầu văn phòng công chứng đến nhà để công chứng không?
Một số lưu ý thực tiễn khi mang giấy tờ đi công chứng
✅ Luôn mang bản gốc rõ ràng, nguyên vẹn, không mờ chữ
✅ Tránh dùng giấy tờ cũ, rách nát – nên xin cấp lại trước khi công chứng
✅ Nếu giấy tờ cần xác minh thêm (ví dụ giấy ủy quyền, bản án, quyết định) – công chứng viên có quyền yêu cầu thêm chứng cứ làm rõ
Kết luận
Không phải cứ có bản gốc là có thể công chứng. Hiểu rõ những loại giấy tờ không công chứng được sẽ giúp bạn:
-
✅ Chuẩn bị hồ sơ đúng quy định
-
✅ Tiết kiệm thời gian, tránh đi lại nhiều lần
-
✅ Bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong các giao dịch
📝 Khi gặp trường hợp giấy tờ không đủ điều kiện công chứng, người dân nên liên hệ cơ quan cấp giấy tờ hoặc văn phòng công chứng uy tín để được hướng dẫn chi tiết.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Công chứng hay sao y để làm hồ sơ xin việc, vay vốn, du học?
>>> Thủ tục công chứng hợp đồng chia tách nhà đất cấp bách: Làm thế nào để nhanh nhất?
>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết
>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín
>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
