Khi làm hồ sơ, nhiều người rơi vào tình huống chỉ còn giữ bản photo giấy tờ gốc nhưng lại cần công chứng để bổ sung vào hồ sơ xin việc, vay vốn, du học hoặc giao dịch pháp lý. Vậy trong trường hợp không có bản gốc, liệu có thể công chứng giấy tờ được hay không?
Bài viết này sẽ làm rõ vấn đề trên từ góc độ pháp luật hiện hành, giúp bạn hiểu rõ trường hợp nào được, trường hợp nào không, và cách xử lý khi không có bản gốc.
>>> Xem thêm: Bạn đã cập nhật quy trình mới cho việc công chứng giấy tờ?
Pháp luật quy định gì về công chứng bản sao?
Căn cứ pháp lý chính
Theo quy định tại “Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP”, việc chứng thực bản sao từ bản chính chỉ được thực hiện khi người yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Cụ thể:
“Người yêu cầu chứng thực bản sao phải xuất trình bản chính làm cơ sở để đối chiếu.”
👉 Như vậy, không có bản gốc thì không được chứng thực bản sao.
Trường hợp chỉ có bản photo – Có công chứng được không?
1. Không có bản gốc, chỉ có bản photo
Trong trường hợp bạn chỉ giữ bản photocopy, không có bản chính thì không thể công chứng hoặc chứng thực bản sao này được. Công chứng viên hoặc UBND phường/xã sẽ từ chối yêu cầu theo đúng luật.
📌 Ví dụ thực tế:
Anh Q. làm mất CMND bản chính, chỉ còn bản photocopy. Anh đến UBND xã để xin chứng thực bản photo để làm hồ sơ ngân hàng thì bị từ chối vì không có bản chính để đối chiếu.
2. Trường hợp ngoại lệ rất hạn chế
Chỉ một số cơ quan nhà nước có thẩm quyền sao y từ hồ sơ lưu trữ của chính họ (ví dụ như bản học bạ, quyết định tuyển dụng…) mới có thể chứng thực bản sao khi không cần bản chính từ người dân.
>>> Xem thêm: Quy trình chuẩn khi đi làm công chứng hợp đồng mua bán nhà
Phải làm gì khi không còn bản gốc?
1. Xin cấp lại bản chính (nếu có thể)
Tùy loại giấy tờ, bạn có thể thực hiện thủ tục cấp lại bản gốc như:
-
Căn cước công dân: Làm lại tại cơ quan Công an.
-
Bằng cấp: Xin cấp lại tại trường học.
-
Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn: Xin cấp lại tại nơi đăng ký hộ tịch.
2. Xin trích lục hoặc xác nhận từ cơ quan ban hành
Nếu không thể cấp lại bản chính, bạn có thể:
-
Xin trích lục hộ tịch nếu là giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, khai tử…
-
Xin văn bản xác nhận từ cơ quan ban hành giấy tờ.
Các văn bản này có thể dùng thay thế trong nhiều hồ sơ hành chính, có giá trị pháp lý tương đương bản chính.
>>> Xem thêm: Những điều cần chuẩn bị khi sử dụng dịch vụ sang tên sổ đỏ
Những lưu ý pháp lý khi chứng thực giấy tờ
-
✅ Chứng thực bản sao chỉ thực hiện khi có bản gốc để đối chiếu.
-
❌ Không chấp nhận ảnh chụp bản gốc, bản scan, bản photo không rõ nguồn gốc.
-
⚠️ Cảnh giác với các dịch vụ “chứng thực bản photo” không chính thống, có thể khiến bạn vi phạm pháp luật hoặc làm giả tài liệu.
Kết luận
Việc công chứng giấy tờ không có bản gốc là không được phép theo pháp luật hiện hành. Điều này nhằm đảm bảo tính xác thực, hợp pháp và phòng tránh làm giả trong giao dịch.
Nếu bạn chỉ còn bản photo, cách tốt nhất là thực hiện thủ tục cấp lại hoặc xin trích lục từ cơ quan ban hành. Tuy mất thêm thời gian, nhưng đây là cách hợp pháp duy nhất để tiếp tục sử dụng tài liệu trong các thủ tục hành chính, học tập hoặc giao dịch dân sự.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Dịch giấy tờ xong có cần công chứng hay không? Câu trả lời gây bất ngờ!
>>> Sao y giấy tờ qua mạng – Có hợp pháp không? Có dùng nộp hồ sơ online được không?
>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết
>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín
>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
